Škála nástrojů pro efektivitu Vaší firmy

Cílem 1CLICK je pomoct Vaší firmě zefektivnit rutinní organizační úkony jako správu úkolů, plánování času, řízení projektů, evidenci odpovědností nebo distribuci dokumentů.

S 1CLICK docílíte výrazných úspor času v režii organizace práce. Zbyde Vám tak více času pro odpočinek nebo pro kreativitu, která posune váš byznys zase o něco dál před konkurencí.

Časem prověřené metodiky

1CLICK těží z více než deseti let zkušeností se zaváděním informačních a procesních systémů do firem. Vyhýbáme se tomu, co v praxi nefunguje.

Koncepce 1CLICK byla vyvinutá v partnerství se společností KRC Team, významným školitelem a poradcem v oblasti řízení firem a vzdělávání zaměstnanců.

Srozumitelná aplikace dostupná odkudkoliv

1CLICK je moderní aplikace běžící ve vašem webovém prohlížeči, kterou máte přes internet dostupnou kdekoliv zrovna jste.

1CLICK se inspiruje přehledností a srozumitelností stránek jako Google. Většina našich uživatelů nikdy nečetla uživatelský manuál, prostě jen začala 1CLICK používat a sžila se s ním.

Okamžité zprovoznění a nulová údržba

Zřízení 1CLICK pro Vaši firmu je otázkou minuty. Systém provozujeme u nás pro Vás - veškerý provoz, údržba nebo zálohování jsou plně v naší režii.

Nejste-li ovšem příznivci tohoto moderního trendu "cloud computing", můžete si systém 1CLICK stejně dobře nainstalovat k Vám a péči o něj svěřit svému IT.

Hlavní obrazovka 1CLICK

Rozvržení aplikace vychází z běžných e-mailových klientů a je tak velmi blízké jak začínajícím, tak i pokročilým uživatelům.

Přehled úkolů a termínů

Na jednom místě přehledně naleznete seznam aktuálních úkolů. Žádný úkol už nezůstane zapomenutý někde v e-mailu.

Barevné podsvícení vás upozorní na blížící se termíny nebo na jejich případné překročení.

Diskuze na úkolu

Každý úkol v systému má svoji samostatnou diskusi. Řešitel zde od zadavatele získává další informace potřebné ke splnění úkolu a naopak.

Diskuze je součástí historie úkolu, ve které jsou chronologicky zaznamenané všechny s úkolem provedené aktivity jako přiložení dokumentu, změna termínu, apod.

Jasná odpovědnost za úkol

Každý úkol má právě jednoho řešitele, je tak daná jednoznačná odpovědnost za jeho vyřešení.

Řešitel potvrzuje přijetí nově zadaných úkolů, čímž deklaruje převzetí této odpovědnosti.

Kontrola řešení

Úkol vyřešený řešitelem se automaticky předkládá zadavateli ke kontrole a akceptaci. Úkol je dokončen teprve až jeho zadavatel akceptuje výsledek.

Shledá-li zadavatel nedostatky, může úkol řešiteli vrátit zpět k dořešení.

Vědomí o úkolech

U každého úkolu lze přizvat libovolné množství uživatelů tzv. "na vědomí", kteří budou informovaní o průběhu jeho řešení a mohou případně i přispívat k jeho diskuzi.

Uživatelé označení jako manažer navíc v manažerském přehledu vidí všechny úkoly všech uživatelů.

Přílohy

Ke každému úkolu lze připojit libovolné množství příloh, např. obrázků, PDF dokumentů nebo souborů Microsoft Office.

Během řešení je možné jednotlivé přílohy aktualizovat, přičemž 1CLICK si pamatuje veškeré předchozí verze a umožňuje jejich dohledání a zobrazení.

Evidence stráveného času

Řešitelé mohou na jednotlivých úkolech zapisovat čas, který při jeho řešení strávili.

1CLICK na základě těchto údajů umí vytvářet výkazy práce, členěné dle časového období, uživatelů a úkolů.

Plánování očekávaného času

Řešitelé mohou na jednotlivých úkolech plánovat čas, který odhadují, že si řešení úkolu vyžádá. Ideální je odhadnutí časové náročnosti úkolu hned při jeho přijetí.

Na základě aktuálního plánu 1CLICK u úkolů zobrazuje jejich procento dokončení.

Podúkoly

Řešitel může svůj úkol rozpadnout na podúkoly a ty zadat dalším řešitelům. Přitom na svém úkolu vidí aktuální podúkoly a jejich stav řešení.

Systém podúkolů se významně využívá při projektovém řízení pro rozpad jednotlivých projektových cílů do konkrétních úkolů.

Zasílání zpráv

1CLICK své uživatele automaticky informuje pomocí zpráv o všem, co se jich týká. V případě úkolů jde např. o zprávy ohledně zadání úkolu, jeho vyřešení, změněném termínu nebo pokračující diskuzi.

Lze si vybrat z několika způsobů doručování zpráv tak, jak je uvedeno na následujících snímcích.

Centrum zpráv 1CLICK

Součástí aplikace 1CLICK je centrum zpráv, ve kterém vždy naleznete všechny své zprávy. Zprávy jsou zde chronologicky seřazené s indikací přečtení.

Ze zprávy lze jedním klikem přejít přímo na zobrazení úkolu, kterého se zpráva týká.

Zprávy přes e-mail

Pokud se nechcete přihlašovat do 1CLICK za účelem průběžné kontroly, zda-li nemáte nové zprávy, můžete si je nechat posílat na Váš e-mail. Většina e-mailových klientů nebo mobilních telefonů Vás pak bude okamžitě upozorňovat na nové zprávy.

E-maily obsahují odkaz, který po rozkliknutí vede přímo do aplikace 1CLICK na zobrazení úkolu, kterého se zpráva týká.

Zprávy na plochu Windows

Pokud chcete vidět nové zprávy ihned, ale způsob posílání e-mailem Vám nevyhovuje, můžete si nechat nové zprávy zobrazovat přímo na ploše Windows.

O nových zprávách budete průběžně informováni pomocí "bublin". Bubliny vás současně při každém zobrazení upozorňují na počet zpráv s bližícím se termínem.

Schéma organizační struktury

1CLICK vám umožňuje zakreslit organizační strukturu Vaší firmy. Organizační struktura se skládá z hierarchie organizačních jednotek a pracovních postů, ve kterých jsou zařazeni zaměstnanci.

Organizační strukturu lze snadno průběžně aktualizovat, přičemž Vaši zaměstnanci vidí v 1CLICK vždy její aktuální stav.

Karty postů

1CLICK pro každý pracovní post nabízí zobrazení, které formou karty přehledně zobrazuje relevantní informace.

Cílem je, aby zde každý zaměstnanec vždy našel aktuální podklady pro vykonávání práce na svém postu.

Distribuce návodů a směrnic

1CLICK umožňuje do libovolného místa organizační struktury přiřadit směrnice a návody. Takto zařazené dokumenty se automaticky distribuují do všech podřazených postů.

Vybrané dokumenty lze označit jako manažerské, v takovém případě je jejich automatická distribuce omezená jenom do vedoucích postů.

Pracovní náplně a produkty

U každého postu i organizační jednotky lze evidovat výčet pracovních náplní, které v nich zařazení zaměstnanci vykonávají.

Taktéž lze evidovat výčet tzv. produktů, které reprezentují měřitelné výsledky práce, např. "podepsaná smlouva", "realizovaný obrat", nebo "nově oslovený zákazník".

Popis činností

Pracovní náplně stručně uvedené v diagramu organizační struktury lze dále rozpadávat do podrobných popisů činností. Součástí podrobných popisů činností mohou být i připojené dokumenty, typicky PDF.

Činnosti lze jednou popsat a poté jejich definici přiřadit více postům.

Zprávy o změnách

O relevantních změnách v organizační struktuře, včetně nových nebo aktualizovaných manuálů nebo směrnic, jsou uživatelé informováni pomocí automatických zpráv.

Mnohaúrovňový rozpad projektu

Projekt je reprezentován tzv. "projektovým stromem", kde se projekt hierarchicky rozpadá do etap, dílčích úkolů a jejich podúkolů.

1CLICK poskytuje souhrnný pohled na celý projektový strom, ve kterém je na jednom místě vidět jeho kompletní rozpad. V tomto zobrazení je přehledně vidět, co již bylo uděláno, co ještě zbývá, kde bylo odvedeno kolik času a kolik času se plánuje.

Kontrola nad čerpáním času

1CLICK ke každému projektu a z něho vyplývajícím úkolům umožňuje přidělovat časový rozpočet, který by jeho řešitel neměl při realizaci překročit.

1CLICK průběžně sleduje a vizualizuje poměr mezi rozpočty a již odvedenou prací. Díky evidenci odhadovaného času dokáže na riziko překročení rozpočtu upozornit s výrazným předstihem.

Projektový tým

Pro každý projekt se vybírá vlastní projektový tým v čele s projektovým manažerem.

Členové týmu sdílí veškeré informace o průběhu projektu, přičemž pro projektového manažera jsou rezervované kritické funkce jako zásah do projektového týmu, úprava termínu nebo rozpočtu.

Části projektu jako úkoly

Revolučním řešením 1CLICK je reprezentace všech projektových částí, včetně souhrnných etap a podetap, jako úkolů s jednoznačným odpovědným řešitelem, termínem a rozpočtem.

Na každé úrovni projektového stromu jde tedy o standardní vztah zadavatel - řešitel, včetně převzetí úkolu řešitelem a akceptace vyřešení zadavatelem. Zadavatelem na nejvyšší úrovni etap je projektový manažer.

Dynamika projektů

Reálné projekty jsou živé a dynamické, 1CLICK proto nejenom že podporuje průběžné změny běžících projektů, ale přímo je očekává a vychází jim vstříc.

1CLICK nabízí funkce, kterými lze snadno průběžně přidat nebo odebrat práci, upravit termíny nebo rozpočty. Přitom neustále zobrazuje ukazatele, které v předstihu upozorňují na nereálné termíny nebo "utíkající" rozpočty.

Projektové dokumenty

Ke každému projektu lze přiložit libovolné množství dokumentů, které jsou sdílené celým projektovým týmem. Typickými dokumenty, které se objevují ve většině projektů, jsou například zadávací specifikace nebo akceptační kritéria.

Dokumenty lze samozřejmě během projektu aktualizovat, přičemž 1CLICK si pamatuje historii verzí včetně možnosti si zobrazit předchozí verze nebo se k nim vrátit.

Historie aktivity na projektu a diskuze

Historie projektu uvádí chronologii aktivit, a to jak na projektu jako celku (změna termínu projektu, úprava projektových dokumentů), tak na všech s ním souvisejících úkolech.

Na projektu mohou taktéž členové jeho týmu volně diskutovat a koordinovat se.

Řízení firemních procesů

1CLICK dle nastavených schémat provádí Vaše firemní procesy jako obchodní případ, schválení faktury, reklamační řízení nebo nástup či odchod zaměstnance.

Nastavené schéma přesně definuje sled kroků, které se v každém procesu provádějí. Proces se dle okolností může větvit nebo vracet k předchozím krokům.

Sled návazných úkolů

Procesy jednotlivým uživatelům automaticky vytvářejí úkoly k řešení a na základě jejich výsledků rozhodují o dalším plynutí procesu, včetně automatického vytváření dalších úkolů pro další řešitele.

Narozdíl od obyčejných úkolů jsou procesní úkoly navíc opatřené formulářem, který svému řešiteli řízeně zobrazuje informace a naopak od něho určité informace vyžaduje vložit.

Tok dokumentů procesem

Součástí informací, které procesem plynou, může být i libovolné množství dokumentů. Klasickým příkladem jsou procesy, které vyřizují přijatý doklad jako faktura nebo objednávka.

Dokumenty lze během procesu aktualizovat, přičemž jsou dohledatelné i předchozí verze. Verzování je velmi užitečné pro procesy, které spočívají v tvorbě dokumentů a jejich verifikaci - například vytvoření nabídky.

Historie procesu

U každého procesu i dílčích procesních úkolů je viditelná jeho chronologická historie.

Historie procesu zahrnuje i všechny historie dílčích úkolů z tohoto procesu vytvořených, včetně uživatelských diskuzí.

Statistiky

Součástí procesů 1CLICK je grafická vizualizace statistik.

Díky statistikám budete mít vždy aktuální a přesně změřené objektivní podklady pro své rozhodování.

Statistiky: trendy

Velmi užitečnou statistikou je zejména trendový graf.

Trendové grafy, denně automaticky aktualizované, vám dají jasnou zprávu o tom, jak stoupá nebo naopak klesá vaše produktivita.

Paleta automatických akcí

Proces 1CLICK může za svého běhu automaticky provádět celou škálu akcí, např. generovat čísla jednací, rozesílat zprávy a e-maily, zakládat projekty 1CLICK nebo vyhledávat osoby napříč organizační strukturou.

Paleta automatických akcí je otevřená a rozšiřitelná.

Integrace

Specifickou akcí automaticky prováděnou procesem je výměna dat s dalšími informačními systémy.

Je možné data číst a přidávat je jako podpůrné informace k procesu, například "dotahovat" různé podklady pro rozhodnutí o schválení faktury. Nebo naopak data zapisovat, například zanášet schválené faktury do ekonomického software.

Úložiště firemních dokumentů

Do 1CLICK si přehledně uložíte všechny firemní dokumenty jako smlouvy, faktury, či dokumentace.

Odpadne vám tak neustálé pátrání, kde ten či onen dokument nalézt. Nalezení dokumentů vám navíc významně usnadní komfortní vyhledávač.

Evidenční položky

U každého dokumentu si můžete evidovat sadu popisných položek, podle kterých lze dokumenty vyhledávat nebo třídit.

Sadu popisných položek si určíte sami pro každý typ dokumentu dle svých potřeb.

Verzování

Stejně jako jinde v 1CLICK jsou i zde dokumenty verzované. Upravíte-li dokument, nedojde k jeho přepsání, ale systém si předchozí verzi zapamatuje.

Všechny historické verze dokumentu tak zůstávají dohledatelné.

Provázání dokumentů s procesy

Dokumenty zpracované procesem se mohou automaticky ukládat na příslušné místo do archivu dokumentů.

Proces se také může rozhodovat na základě popisných položek dokumentu, např. zvolit způsob schválení na základě výše faktury, nebo popisné položky dokumentu naopak automaticky vyplňovat, např. zaznamenat jejich schvalovatele.

Adresář kontaktů

Adresář obsahuje vaše firemní kontakty - odběratele, dodavatele, partnery, atd.

Kontakty je možné snadno kategorizovat pomocí značek, jejichž paletu si sami nastavíte dle svých preferencí.

Vyhledávání

Chytrý vyhledávač vám vyfiltruje jen ty kontakty, které vás zajímají.

Stačí zadat třeba "VIP zákazník Plzeň" a v mžiku dostanete výsledek.

Provázání kontaktů a ostatních agend

Každý úkol, projekt, proces nebo dokument v 1CLICK můžete navázat na konkrétní kontakt.

Obchodní tým kontaktu

Obchodní tým jsou uživatelé, kteří u kontaktu vidí dodatečné informace nad rámec běžných adresářových položek. Jde zejména o deník kontaktu a probíhající aktivity.

Každý kontakt může mít svůj specifický obchodní tým. Většinou je tvořen obchodníkem nebo obchodníky starající se o daného klienta. Vedoucí obchodníků nebo obchodní ředitel je typicky nastaven jako automatický člen všech obchodních týmů.

Deník kontaktu

Deník obsahuje chronologii událostí s klientem, jako např. schůzky, telefonáty nebo e-maily.

Do deníku mohou přispívat a zobrazovat si ho členové obchodního týmu daného kontaktu.

Aktivity

U kontaktu jsou vidět všechny úkoly, projekty i procesy, které s kontaktem právě probíhají nebo v minulosti proběhly.

Obchodní tým kontaktu má navíc právo si z titulu své pozice zobrazit kompletní detaily těchto aktivit, i když k nim jinak v systému nemají běžný přístup.

Dokumenty

U kontaktu jsou na jednom místě vidět dohledané všechny dokumenty v systému, které mají vazbu na daný kontakt.

Obchodní tým kontaktu má právo si z titulu své pozice všechny tyto dokumenty zobrazit.

Kalendář

Každý uživatel má v 1CLICK svůj kalendář pro plánování času.

Kalendář disponuje přehlednými pohledy den, týden, 2 týdny a měsíc.

Týmové události

K události lze přizvat i kolegy, kterým se událost automaticky zanese i do jejich kalendářů.

Od přizvaných uživatelů 1CLICK sbírá potvrzení účasti a zobrazuje je organizátorovi i ostatním účastníkům.

Zobrazení cizích kalendářů

Každý si smí nastavit, komu povolí nahlížet nebo dokonce zapisovat do svého kalendáře.

Jednotlivé události lze nicméně označit jako soukromé a tím jejich detail před ostatními skrýt.

Zprávy o událostech

Uživatelé jsou informováni o událostech a potvrzení účasti pomocí automatických zpráv.

Zprávy také automaticky informují o přeplánovaných nebo zrušených událostech.

Mobilní přístup

S 1CLICK se snadno pracuje přes internet. Z poboček, na cestách, z domova ...

Pokud ani to neuspokojuje vaší touhu po mobilitě, můžete vybrané funkce 1CLICK používat dokonce přímo ze svého chytrého telefonu.

Poradenství a konzultace

Zajišťujeme i související poradenství a školení, jak specificky zaměřené na 1CLICK, tak obecně zaměřené na efektivitu firem a řízení.

Právě kombinace metodických školení a softwarového nástroje 1CLICK je tou nejlepší zárukou rychlého nárůstu vaší efektivity a zisku.

Přizpůsobení

1CLICK je široce přizpůsobitelný Vašim potřebám, jak co se týká vzhledu, tak fungování konkrétních funkcí nebo propojení s dalšími systémy.

Vyvineme pro vás rozšíření přesně na míru vašim specifickým požadavkům.